毎月の例会参加者をネットを使って確実に把握するシステム

 100名規模の会員制の会で、毎月の例会参加者をネットを使って確実に把握するシステムですね。いくつか考えられるシステムをご紹介します。

1. イベント管理・出欠確認システム

• 概要:
  • 例会ごとにイベントページを作成し、参加者はWeb上で参加・不参加を表明します。
  • 出欠状況はリアルタイムで確認でき、参加者リストの作成や集計も容易です。
  • 会員への参加リマインダーメールや、未回答者への催促メールを自動送信する機能も備わっています。
• メリット:
  • 出欠管理の一元化により、事務作業の効率化が図れます。
  • 参加者の増減を把握しやすく、当日の準備や資料作成に役立ちます。
  • 会員とのコミュニケーションを円滑にし、参加率向上に繋がる可能性があります。
• デメリット:
  • システムによっては、利用料金が発生する場合があります。
  • 会員がITツールに慣れていない場合、利用促進に工夫が必要です。
• 代表的なサービス:
  • Peatix
  • connpass
  • Eventbrite

2. 会員管理システム

• 概要:
  • 会員のプロフィール情報や参加履歴を一元管理します。
  • 例会ごとに参加者を登録し、出欠状況を管理します。
  • 会員へのメールマガジン配信や、アンケート機能などを活用できます。
• メリット:
  • 会員情報を網羅的に管理でき、長期的な視点での会員管理に役立ちます。
  • 例会以外の活動（イベントや委員会など）の管理にも活用できます。
  • 会員との関係性を深め、コミュニティ形成に貢献できます。
• デメリット:
  • システムによっては、導入・運用コストが高くなる場合があります。
  • 多機能なため、操作に慣れるまで時間がかかる可能性があります。
• 代表的なサービス:
  • 会員管理システムCOMSBI
  • SmartHello

3. アンケートシステム

• 概要:
  • 例会ごとに参加希望者を募るアンケートを作成し、会員に回答してもらいます。
  • 回答結果をリアルタイムで集計し、参加者リストを作成します。
  • 出欠確認だけでなく、例会内容に関する意見収集にも活用できます。
• メリット:
  • シンプルな操作で、手軽に利用できます。
  • 会員の意見を収集し、会運営に反映できます。
  • 比較的安価に導入できる場合があります。
• デメリット:
  • 出欠確認以外の機能は限られます。
  • 会員が回答を忘れる可能性があります。
• 代表的なサービス:
  • Googleフォーム
  • SurveyMonkey

4. グループウェア

• 概要:
  • 会員専用のグループを作成し、例会情報を共有します。
  • 参加希望者はグループ内で参加表明を行います。
  • グループ内で意見交換や情報共有も可能です。
• メリット:
  • 会員間のコミュニケーションを促進し、一体感を醸成できます。
  • 例会以外の活動（サークル活動や委員会活動など）にも活用できます。
  • 情報共有やファイル管理など、多様な機能を利用できます。
• デメリット:
  • システムによっては、利用料金が発生する場合があります。
  • 会員がITツールに慣れていない場合、利用促進に工夫が必要です。
• 代表的なサービス:
  • Facebookグループ
  • LINEグループ
  • Slack

システムの選定ポイント

• 予算: 導入・運用にかかる費用
• 機能: 出欠確認以外に必要な機能（会員管理、メール配信、アンケートなど）
• 使いやすさ: 会員が簡単に操作できるか
• サポート体制: 導入後のサポート体制
• セキュリティ: 会員情報の保護

上記以外にも、様々なシステムやサービスがあります。 それぞれの特徴を比較検討し、会の規模や目的に合ったシステムを選定してください。

ご不明な点がありましたら、お気軽にご質問ください。